Darbo laiko apskaitos žiniaraštis (tabelis) Excel šablonas

Nemokamas darbo laiko apskaitos žiniaraštis (tabelis) Excel formatu: šventės ir sutrumpintos prieššventinės dienos jau pažymėtos, o dirbtos valandos, asmeninė norma, nukrypimas nuo jos ir neatvykimai susiskaičiuoja formulėmis. Privalomos žiniaraščio formos nėra – formą tvirtina pats darbdavys (DK 120 str. 3 d.), tad šabloną galima pritaikyti ir patvirtinti kaip savo įmonės formą. Be registracijos – atsisiuntimas prasideda iš karto.

Pildote praėjusio mėnesio žiniaraštį? Atsisiųsti 2026 m. rugsėjo mėn. failą.

Kas šablone jau padaryta

• Teisingas mėnuo – dienos ir savaitės dienos sudėliotos, savaitgaliai, Lietuvos šventės ir prieššventinės dienos pažymėti spalvomis.
• Dienos normos eilutė – 8, 7 arba 0 val. kiekvienai dienai pagal 40 val. savaitę (2026 m. spalio mėn. – 176 valandos, kaip ir darbo laiko kalendoriuje).
• Asmeninė norma pagal etatą – įrašote valandas per savaitę (pvz. 20), o atostogų, nedarbingumo ir papildomo poilsio (M) dienos (A, MA, NA, G, PV, TA, M, L, NS, N) normą sumažina pačios.
• Dirbta ir ± nuo normos – valandos ir dienos formulėmis; kodai sumuojant praleidžiami.
• Visi penki privalomi apskaitos rodikliai (DK 120 str. 2 d.) – kiekvienas atskirame stulpelyje: darbas švenčių dieną (skaičiuojamas formule), darbas naktį, viršvalandžiai, darbas poilsio dieną ne pagal grafiką ir papildomas darbas.
• Neatvykimai – A, L, NA ir kitų kodų dienų skaičius; kodai renkami iš išskleidžiamo sąrašo.
• Patikra „Dienų > 12 val.“ – parodo, kiek dienų įrašyta daugiau nei 12 val. (riba – DK 114 str. 2 p.).
• 15 eilučių darbuotojams, „Iš viso“ eilutė, parašų blokas, spausdinimas gulsčiai (visas mėnuo telpa į A4 lapo plotį, stambiau – A3) ir antras lapas „Žymėjimai“ su kodų bei formulių paaiškinimais.

Žiniaraštis – tai faktas (kiek dirbta). Planui, kada dirbti, skirtas atskiras nemokamas darbo grafiko šablonas.

Ar žiniaraštis privalomas?

Taip – darbdavys privalo tvarkyti darbo laiko apskaitą (DK 120 str. 1 d.). Išimtis – darbuotojai, dirbantys nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus režimu. Į apskaitą privaloma įtraukti faktiškai dirbtus (DK 120 str. 2 d.):

1. viršvalandžius;
2. darbo laiką švenčių dieną;
3. darbo laiką poilsio dieną, jeigu jis nenustatytas pagal grafiką;
4. darbo laiką naktį (nuo 22 iki 6 val., DK 117 str.);
5. darbo laiką pagal susitarimą dėl papildomo darbo.

Be to, ne rečiau kaip kartą per mėnesį darbuotojui pateikiama jo dirbto laiko trukmė, viršvalandžius nurodant atskirai (DK 148 str. 1 d.).

Ar yra privaloma žiniaraščio forma?

Ne. Valstybinės darbo inspekcijos (VDI) išaiškinimu, „galiojantys darbo teisės įstatymai nenustato privalomos darbo laiko apskaitos žiniaraščių formos“. Apskaita tvarkoma darbdavio patvirtintos formos žiniaraščiuose, kuriuos galima pildyti ir saugoti elektroniniu būdu (DK 120 str. 3 d.). VDI taip pat nurodo, kad formą ir sutartinius žymėjimus pasirenka ir tvirtina darbdavys.

Pavyzdinę formą ir žymėjimus buvo nustatęs Vyriausybės 2004-01-27 nutarimas Nr. 78, tačiau jis negalioja nuo 2017-07-01. Internete platinamuose šablonuose vis dar dažnai rašoma „Patvirtinta … nutarimu Nr. 78“ – tokia nuoroda pasenusi. Šio šablono viršuje yra eilutė „Forma patvirtinta … įsakymu Nr. …“: ją užpildo darbdavys, formą patvirtinęs savo sprendimu.

Sutartiniai žymėjimai

Šablone – 25 dažniausi žymėjimai, daugiausia iš buvusio nutarimo Nr. 78 priedo (dėl TA – žr. pastabą lentelėje). Buhalteriams jie įprasti, bet šiandien tai tik praktika: darbdavys gali patvirtinti ir savo žymėjimus (pavyzdžiui, nuotoliniam darbui buvusiame sąraše atskiro kodo nebuvo). Dienos langelyje rašomos valandos skaičiumi arba vienas iš dienos kodų, kurie siūlomi išskleidžiamame sąraše.

Kaip pildyti žiniaraštį

1. Atsisiųskite mėnesio failą ir viršuje įrašykite įmonę, padalinį, darbo laiko režimą ir formos patvirtinimo datą bei numerį.
2. Kiekvienam darbuotojui – vardas, pavardė, pareigos ir etatas valandomis per savaitę (numatyta 40; pusei etato – 20). Kol vardas neįrašytas, norma eilutėje nerodoma.
3. Kiekvieną dieną įrašykite faktiškai dirbtas valandas skaičiumi (8; 7,5) arba kodą iš sąrašo (A, L, NA…). Pietų pertrauka (DK 122 str. 2 d. 2 p.) – poilsio laikas, į dirbtas valandas jos neįtraukite; išimtis – darbai, kuriuose pertraukos daryti neįmanoma ir pavalgyti leidžiama darbo metu.
4. Dienos langelyje rašomos visos tą dieną dirbtos valandos. Iš jų nakties valandas, viršvalandžius, darbą poilsio dieną ne pagal grafiką ir papildomą darbą dar kartą įrašykite į atskirus stulpelius – šablonas nežino pamainų laiko ir grafiko. Švenčių dienomis dirbtos valandos suskaičiuojamos pačios.
5. Patikrinkite „± nuo normos“ ir „Dienų > 12 val.“. Taikant suminę apskaitą, vieno mėnesio pliusas dar nebūtinai reiškia viršvalandžius – balansas suvedamas per apskaitinį laikotarpį (iki 3 paeiliui einančių mėnesių, DK 113 str. 1 d.).
6. Patvirtinkite pagal įmonės tvarką. Darbuotojas turi teisę susipažinti su savo darbo laiko apskaita ir neatlygintinai gauti žiniaraščio išrašą (DK 120 str. 5 d.).

Kiek laiko saugoti žiniaraščius

Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai saugomi 10 metų (Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė, 2.20 p.). Rodyklės terminai taikomi ir privačioms įmonėms. Žiniaraščius galima pildyti ir saugoti elektroniniu būdu (DK 120 str. 3 d.).

Dažniausi klausimai

Ar darbo laiko apskaitos žiniaraštis privalomas?

Taip. Darbdavys privalo tvarkyti darbo laiko apskaitą (DK 120 str. 1 d.); išimtis – darbuotojai, dirbantys nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus režimu. Į apskaitą privaloma įtraukti viršvalandžius, darbą švenčių dieną, darbą poilsio dieną ne pagal grafiką, darbą naktį ir papildomą darbą (DK 120 str. 2 d.). Mūsų vertinimu (tai ne VDI išaiškinimas), jei ir nekintančiu režimu dirbantis darbuotojas dirbo viršvalandžius, naktį ar švenčių dieną, tą laiką saugiau įtraukti į apskaitą.

Ar galioja nutarimas Nr. 78 ir jo žiniaraščio forma?

Ne. Vyriausybės 2004-01-27 nutarimas Nr. 78, kuriame buvo pavyzdinė žiniaraščio forma ir žymėjimai, negalioja nuo 2017-07-01. Privalomos formos nėra: VDI išaiškinimu, „galiojantys darbo teisės įstatymai nenustato privalomos darbo laiko apskaitos žiniaraščių formos“, o apskaita tvarkoma darbdavio patvirtintos formos žiniaraščiuose (DK 120 str. 3 d.).

Kokius sutartinius žymėjimus naudoti žiniaraštyje?

Žymėjimus pasirenka ir tvirtina darbdavys. Praktikoje dažniausiai naudojami buvusio nutarimo Nr. 78 priedo kodai: FD – faktiškai dirbtas laikas, A – kasmetinės atostogos, L – nedarbingumas dėl ligos ar traumų, NA – nemokamos atostogos, DN – darbas naktį, VD – viršvalandinis darbas ir kt. Kad žiniaraštis būtų aiškus, žymėjimų paaiškinimą verta pridėti prie formos – šablone tam skirtas lapas „Žymėjimai“.

Kiek laiko reikia saugoti darbo laiko apskaitos žiniaraščius?

10 metų (Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė, 2.20 p.). Rodyklės terminai taikomi ir privačioms įmonėms. Žiniaraščius galima saugoti elektroniniu būdu (DK 120 str. 3 d.).

Ar žiniaraštį galima pildyti elektroniniu būdu ir ar reikia parašų?

Taip, žiniaraščius galima pildyti ir saugoti elektroniniu būdu (DK 120 str. 3 d.). Darbo kodeksas parašų žiniaraštyje nereikalauja; buvusioje nutarimo Nr. 78 formoje buvo užpildžiusio asmens ir darbdavio parašai, o dabar tai nustato darbdavio patvirtinta tvarka. Šablone parašų blokas yra – jei jūsų tvarkoje jo nereikia, jį galima ištrinti.

Ar darbuotojas gali gauti žiniaraščio išrašą?

Taip. Darbuotojas turi teisę susipažinti su savo darbo laiko apskaita ir neatlygintinai gauti žiniaraščio išrašą (DK 120 str. 5 d.). Be to, darbdavys ne rečiau kaip kartą per mėnesį darbuotojui pateikia dirbto laiko trukmę, viršvalandžius nurodydamas atskirai (DK 148 str. 1 d.).

Kaip žiniaraštyje pažymėti laiko persukimą naktinės pamainos metu?

Žymimas faktiškai dirbtas laikas. Jei rudenį, laikrodį atsukus atgal, naktinė pamaina truko valanda ilgiau, VDI aiškinimu ši papildoma valanda laikoma viršvalandiniu darbu naktį, už kurį taikomas ne mažesnis kaip 2 apmokėjimo koeficientas (DK 144 str. 4 d.).

Šaltiniai: Darbo kodeksas (DK 120 str., DK 148 str. 1 d., DK 144 str.) · VDI dažniausiai užduodami klausimai · Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė, 2.20 p. Teisės aktai sutikrinti 2026-09-26. Šablonas generuojamas tuo pačiu kalendoriaus kodu, kuriuo skaičiuojamos pamaina.lt klientų normos. Informacinio pobūdžio, ne teisinė konsultacija.