Darbo grafiko šablonas Excel (.xlsx)

Nemokamas darbo grafiko šablonas Excel formatu (.xlsx): mėnuo su teisingomis savaitės dienomis, pažymėtais savaitgaliais ir Lietuvos šventėmis, o valandų sumos kiekvienam darbuotojui ir kiekvienai dienai susiskaičiuoja pačios. Be registracijos, be el. pašto – atsisiuntimas prasideda iš karto paspaudus mygtuką.

Kas šablone jau padaryta už jus

• Teisingas mėnuo – dienos ir savaitės dienos sudėliotos automatiškai, nieko trinti ar perrašinėti nereikia.
• Savaitgaliai ir šventės – pažymėti spalvomis pagal Lietuvos kalendorių (už darbą šventę mokamas dvigubas DU).
• Sumos formulėmis – įrašote valandas, o „Viso" stulpelis ir „Viso dienai" eilutė susiskaičiuoja pačios.
• 12 eilučių darbuotojams – trūksta? Tiesiog įterpkite daugiau eilučių, formulės Excel'yje prisitaikys.

Kaip naudotis

Atsisiųskite, įrašykite darbuotojų vardus ir planuojamas valandas (pvz. 8 arba 10,5). Spausdinti patogiausia gulsčiame (landscape) lape. Sudarant grafiką verta pasitikrinti mėnesio darbo laiko normą ir šventinių dienų sąrašą – abu įrankiai nemokami.

Planuojate jau 2027 metus? Metinė ir mėnesio norma – darbo laiko kalendoriuje 2027.

Trys dažniausi grafiko tipai

Šablonas tinka visiems trims, bet darbo jums lieka skirtingai daug.

1. Nekintantis 5–2

Pirmadienis–penktadienis po 8 val., savaitgaliai laisvi. Mėnesio suma turi sutapti su mėnesio darbo laiko norma, tad patikra paprasta: sudedate stulpelį ir palyginate su vienu skaičiumi. Excel čia iš tiesų užtenka.

2. Pamainų grafikas 2–2 (po 12 val.)

Dvi dienos darbo, dvi laisvos, pamaina 12 val. Mėnesio valandos su norma beveik niekada nesutampa – vieną mėnesį per daug, kitą per mažai. Todėl toks režimas paprastai dirbamas pagal suminę darbo laiko apskaitą (DK 115 str.): balansas suvedamas ne kiekvieną mėnesį, o apskaitinio laikotarpio pabaigoje (iki 3 paeiliui einančių mėnesių). Excel'yje tai reiškia, kad vieno mėnesio lapo nebeužtenka – reikia sumos per visą laikotarpį. Paruoštą 2–2 ir trijų pamainų 24/7 seką rasite pamainų grafiko šablonuose.

3. Slenkantis grafikas

Laisvos dienos slenka per savaitę, tad kiekvieną mėnesį raštas kitoks ir savaitgaliai vis kitiems žmonėms. Sunkiausias atvejis Excel'yje: šabloną tenka perdėlioti kiekvieną kartą, o grafiką darbuotojams reikia paskelbti ne vėliau kaip prieš 7 dienas iki jo įsigaliojimo (DK 115 str.) – vadinasi, versija, kurią jie matė, turi būti ta pati, kurią vėliau lyginsite su faktu.

Kuo skiriasi du normos skaičiavimo būdai ir kurį pasirinkti suminei apskaitai – atskirame straipsnyje.

Penki Excel skausmai, kai komanda auga

Iki maždaug penkių žmonių ir nekintančio režimo lentelė veikia gerai. Toliau pradeda kirsti štai kas:

1. Prieššventinė valanda. Excel jos neatima – ją atsiminti turite jūs. Per metus tokių dienų susidaro keliolika, ir kiekviena nepastebėta virsta neatitikimu tabelyje.
2. Suminės apskaitos likutis. Vieno mėnesio lapas neatsako į klausimą, ar darbuotojas per ketvirtį išdirbo normą. Sumą per laikotarpį tenka susidėti ranka – o būtent nuo jos priklauso, ar likutis apmokamas kaip viršvalandžiai.
3. Versijos. „grafikas_final_v3(1).xlsx" – klasika. Darbuotojas telefone atsidaro seną failą, ateina ne ta diena, ir įrodyti, kuri versija galiojo, nebeįmanoma.
4. Įstatymo ribos. Pamaina ≤12 val. (DK 114 str.) ir ≤52 val. per 7 dienas (DK 115 str. 3 d.), ne mažiau kaip 11 val. poilsio tarp pamainų ir 35 val. per 7 dienas (DK 122 str.). Excel nepatikrins nė vienos iš jų – pastebėsite tik tada, kai grafikas jau bus išsiųstas.
5. Faktas nėra planas. Tabeliui reikia faktiškai dirbtų valandų, o šablone yra planas. Kažkas turi apeiti žmones, surinkti tikruosius laikus ir suvesti juos antrą kartą. Tam skirtas atskiras nemokamas darbo laiko apskaitos žiniaraščio šablonas.

Kada Excel užtenka, o kada ne

Užtenka: iki ~5 žmonių, vienas padalinys, nekintantis 5–2 režimas, be suminės apskaitos. Šablono viršuje tam viskas paruošta, ir jokio įrankio jums nereikia.

Nebeužtenka: pamaininis ar slenkantis grafikas, suminė apskaita, keli padaliniai arba kai faktą reikia rinkti iš žmonių. Nuo šios ribos laikas eina ne grafikui sudaryti, o klaidoms gaudyti.

Dažniausi klausimai

Kaip sudaryti darbo grafiką Excel?

Atsisiųskite paruoštą mėnesio šabloną, į pirmą stulpelį įrašykite darbuotojų vardus, o į dienų langelius – planuojamas valandas (pvz. 8 arba 10,5). Savaitgaliai ir šventės jau pažymėti, sumos kiekvienam darbuotojui ir kiekvienai dienai susiskaičiuoja formulėmis. Prieš išsiųsdami palyginkite darbuotojo sumą su to mėnesio darbo laiko norma ir nepamirškite, kad prieš šventę darbo diena trumpinama viena valanda (DK 112 str.) – šios valandos Excel neatima.

Ar šablone yra Lietuvos šventės?

Taip. Šventės ir savaitgaliai pažymėti spalvomis pagal Lietuvos kalendorių, o pats šablonas generuojamas tuo pačiu kodu, kuriuo skaičiuojami pamaina.lt klientų grafikai, todėl datos jame visada teisingos – įskaitant kilnojamas Velykas. Už darbą švenčių dieną mokama ne mažiau kaip dvigubai (DK 144 str. 2 d.).

Kuo skiriasi darbo grafikas ir tabelis?

Grafikas yra planas – kada darbuotojas turi dirbti; jis sudaromas iš anksto ir darbuotojams pranešamas ne vėliau kaip prieš 7 dienas iki įsigaliojimo (DK 115 str.). Tabelis (darbo laiko apskaitos žiniaraštis) yra faktas – kiek iš tikrųjų dirbta; pagal jį skaičiuojamas darbo užmokestis. Šis šablonas skirtas grafikui; tabeliui tie patys langeliai užpildomi faktinėmis valandomis jau po mėnesio.

Kuo pakeisti Excel, kai komanda dirba pamainomis?

Excel užtenka maždaug iki penkių žmonių, dirbančių nekintančiu 5–2 režimu. Pamaininiam ar slenkančiam grafikui su sumine apskaita reikia įrankio, kuris pats atima prieššventines valandas, seka laikotarpio likutį, tikrina pamainų ir poilsio ribas ir rodo darbuotojams vieną bendrą versiją telefone. Programa pamaina.lt būtent tai ir daro; šis šablonas lieka nemokamas ir be registracijos.

Šablonas generuojamas tuo pačiu kodu, kuriuo skaičiuojami pamaina.lt klientų grafikai, todėl savaitgaliai ir šventės jame visada teisingi. Atsisiuntimas nemokamas, registracijos nereikia. Informacinio pobūdžio, ne teisinė konsultacija.